Ngày nay, trong thế giới dường như con người không thể thiếu đi sự kết nối, tương tác với các thiết bị điện tử thì việc khai thác, sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông là một yếu tố cực kỳ quan trọng việc mở rộng, cải thiện độ hiệu quả, tiếp cận nhu cầu khách hàng dễ dàng hơn,góp phần giúp cho doanh nghiệp đạt được lợi thế so với đối thủ cạnh tranh của mình. Trước kia, người ta vẫn quan niệm rằng để thành công trong kinh doanh thi chỉ cần phải có 3 yếu tố chính là nhân lực, tài lực và vật lực thì ngày nay, đặc biệt trong năm 2020 thì các doanh nghiệp còn phải chú ý đầu tư vào công nghệ thông tin mới có thể làm nổi bật được khả năng cạnh tranh của mình.

Từ công việc Phân tích tìm kiếm, thiết kế website, Nghiên cứu thị trường cho đến tiếp thị qua mail hoặc công việc đào tạo huấn luyện thì việc áp dụng ICT là một yếu tố tất yếu dẫn đến thành công.

Trong kinh doanh, ICT thường được phân thành 2 loại chức năng:[14]

Các công nghệ dựa trên máy tính truyền thống (những việc bạn thường có thể làm trên máy tính cá nhân hoặc sử dụng máy tính ở nhà hoặc tại nơi làm việc):

Các ứng dụng văn phòng tiêu chuẩn:

• Phần mềm xử lý văn bản: ví dụ như MS Word để viết thư, hợp đồng, bán cáo,....
• Phần mềm bảng tính: ví dụ như MS Excel để phân tích tài chính, tính toán,lập mô hình dự báo,....
• Phần mềm cơ sở dữ liệu: ví dụ như Oracle / MS SQL Server / Access để quản lý ngày ở nhiều dạng từ các danh mục cơ bản (ví dụ: liên hệ khách hàng đến danh mục).
• Phần mềm thuyết trình: vd: MS Powerpoint để thuyết trình.
• Xuất bản trên máy tính để bàn: ví dụ: Adobe Indesign / Quark Express / MS Publisher để tạo các bản tin, tạp chí và các tài liệu phức tạp khác.
• Phần mềm đồ họa: ví dụ Adobe Photoshop và Illustrator để tạo và chỉnh sửa hình ảnh như logo, bản vẽ hoặc hình ảnh để sử dụng trong DTP, trang web hoặc các ấn phẩm khác.

Các ứng dụng chuyên môn:

• Gói kế toán: ví dụ Sage / Oracle để quản lý tài khoản tổ chức.
• Computer Aided Design (CAD): để hỗ trợ quá trình thiết kế, các chương trình chuyên gia tồn tại cho nhiều lần thiết kế như kiến ​​trúc, kỹ thuật, điện tử và đường bộ.
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): cho phép doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng của mình bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu như sở thích sản phẩm và thói quen mua hàng, v.v. Thường được liên kết với các ứng dụng phần mềm chạy trung tâm cuộc gọi và thẻ khách hàng thân thiết.

Phương tiện truyền thông kỹ thuật số:

• Mạng nội bộ: thường được gọi là mạng cục bộ (LAN), điều này liên quan đến việc liên kết một số mục phần cứng (thiết bị đầu vào và đầu ra cộng với xử lý máy tính) với nhau trong một văn phòng hoặc tòa nhà.  Mục đích của mạng LAN là có thể chia sẻ các phương tiện phần cứng như máy in hoặc máy quét, ứng dụng phần mềm và dữ liệu.  Loại mạng này là vô giá trong môi trường văn phòng nơi các đồng nghiệp cần có quyền truy cập vào dữ liệu hoặc chương trình chung.
• Mạng bên ngoài: thường sử dụng để liên lạc với ai đó bên ngoài mạng nội bộ của doanh nghiệp, trong trường hợp này sẽ cần phải là một phần của mạng diện rộng (WAN).  Internet là mạng LAN cuối cùng - nó là một mạng lưới rộng lớn.

Chức năng của ICT trong doanh nghiệp

• Dễ[15] dàng hơn trong việc đưa ra quyết định cho các nhà quản trị: Hệ thống thông tin ICT cho phép doanh nghiệp của bạn lưu trữ, xử lý, phân tích và chia sẻ lượng dữ liệu khổng lồ. Thông tin có sẵn từ dữ liệu của công ty cho phép các nhà quản lý và nhân viên đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác để họ có thể quản lý hoạt động hiệu quả và phản ứng nhanh với các cơ hội hoặc mối đe dọa kinh doanh. ICT cũng cho phép những người ra quyết định ở các địa điểm khác nhau làm việc dễ dàng khi họ cần đưa ra quyết định chung.
• Tăng năng suất làm việc: Bằng cách tự động hóa các quy trình kinh doanh và cung cấp cho nhân viên các công cụ ICT như các hệ thống thông tin quản lý: SCM,ERP..., doanh nghiệp của bạn có thể cải thiện năng suất cá nhân và tổng thể. Ví dụ, trên dây chuyền sản xuất, các giải pháp như thiết kế có sự trợ giúp của máy tính có thể giúp giảm thời gian thiết lập và cải thiện độ chính xác sản xuất để nhân viên dành ít thời gian hơn cho việc làm lại. Truy cập vào dữ liệu sản xuất cho phép các nhà quản lý lập kế hoạch sản xuất hiệu quả hơn, sử dụng tài nguyên tốt hơn và giảm thời gian thực hiện.
• Cải[16] thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng: Chất lượng dịch vụ khách hàng là điểm khác biệt quan trọng đối với doanh nghiệp. Công ty của bạn có thể sử dụng các giải pháp ICT như CRM, để cung cấp phản hồi nhanh hơn và các tiêu chuẩn dịch vụ cao hơn cho khách hàng của mình. Ví dụ: nếu bạn điều hành một trung tâm cuộc gọi, các đại lý của bạn có thể truy cập cơ sở dữ liệu cung cấp thông tin khách hàng toàn diện, bao gồm lịch sử mua hàng và các ưu tiên sản phẩm. Thông tin giúp họ giải quyết nhanh chóng và hiệu quả với các yêu cầu, thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng. Nhân viên dịch vụ làm việc trong lĩnh vực này có thể truy cập Cơ sở dữ liệu khách hàng, dịch vụ và sản phẩm bằng điện thoại thông minh có kết nối Internet an toàn. Điều này cho phép họ khắc phục sự cố nhanh chóng và hiệu quả, một lần nữa thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng.
• Có thể làm việc với quy mô lớn hơn trong môi trường thế giới ảo:Mạng truyền thông cho phép các nhóm dự án của bạn cộng tác hiệu quả. Bằng cách sử dụng hội nghị truyền hình hoặc hội nghị web qua Internet, các nhóm có thể tổ chức các cuộc họp ảo kết hợp các thành viên từ các địa điểm khác nhau hoặc các tổ chức khác nhau, chẳng hạn như nhà cung cấp hoặc đối tác kinh doanh, đặc biệt trong điều kiện không cho phép gặp mặt lẫn nhau như hiện nay do Coronavirus. Điều này giúp tạo ra các nhóm dự án mạnh hơn và cho phép các nhóm duy trì tiến độ trong các dự án quan trọng, thay vì chờ đợi các thành viên gặp nhau ở một địa điểm. Ví dụ, trong một chương trình phát triển sản phẩm, các nhóm có thể giảm thời gian dự án tổng thể và đưa sản phẩm mới ra thị trường nhanh hơn, mang lại cho công ty một lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ.
• Cải thiện hiệu suất về tài chính: Các giải pháp ICT có thể giúp tổ chức của bạn giảm chi phí, tăng doanh thu và cải thiện lợi nhuận. Ví dụ, sử dụng Hội nghị truyền hình để tổ chức các cuộc họp giữa các thành viên ở các địa điểm khác nhau, giúp giảm chi phí đi lại. Dữ liệu sản xuất có thể giúp nhân viên xác định các vấn đề chất lượng, giảm chất thải và chi phí làm lại. Các đại lý trung tâm cuộc gọi có thể sử dụng thông tin có sẵn trên cơ sở dữ liệu khách hàng của họ để tăng doanh thu bằng cách xác định các cơ hội bán sản phẩm hoặc dịch vụ bổ sung. Giảm chi phí và tăng doanh thu đóng góp quan trọng vào lợi nhuận tổng thể.

Những bất lợi khi sử dụng ICT hiện nay:[17]

• Rủi ro bị đánh cắp thông tin[18]: Các tiến bộ ICT đã tạo ra lượng thông tin khổng lồ, do đó việc thiếu kinh nghiệm hoặc thiếu sự kiểm soát thông tin sẽ tạo cơ hội cho các Hacker đánh cắp thông tin của doanh nghiệp, gây tổn thất cũng như tiết lộ bí mật về nguồn cơ sở dữ liệu của công ty.
• Tốn kém chi phí ban đầu: Các công ty thường phải mua thêm thiết bị để triển khai công nghệ truyền thông kinh doanh vào hoạt động của mình.  Máy tính cá nhân, máy chủ, phần mềm hoặc phần cứng khác thường là những thành phần cần thiết và thường tốn một chi phí cố định không nhỏ. Không chỉ vậy, doanh nghiệp cũng cần phải nâng cấp, thay thế thiết bị này trong một vài năm để duy trì yếu tố công nghệ trong môi trường kinh doanh.  Công nghệ truyền thông kinh doanh cũng yêu cầu các công ty sử dụng một cá nhân có khả năng xử lý các vấn đề sửa chữa hoặc bảo trì.  Mặc dù chức năng này có thể được thuê ngoài, tùy chọn này thường tốn kém hơn so với việc thuê một nhân viên công nghệ thông tin chuyên dụng.
• Khó khăn trong việc huấn luyện nhân viên: Các doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đào tạo nhân viên lớn tuổi sử dụng các phương pháp công nghệ truyền thông kinh doanh.  Những cá nhân này có thể có một thời gian khó hiểu về công nghệ và cách các quy trình này hoạt động.  Các doanh nghiệp có thể cần phải dành nhiều thời gian hoặc nguồn lực để đào tạo những cá nhân này để họ có thể sử dụng công nghệ này để liên lạc với các bên liên quan kinh doanh bên trong và bên ngoài.  Thực tiễn tuyển dụng thường cần được điều chỉnh để đảm bảo nhân viên tiềm năng mới quen thuộc với công nghệ truyền thông kinh doanh của công ty.